05
nov

Seis pasos para organizar una rueda de prensa perfecta

¡Comparte!
Rueda de Prensa en la Seminci de Valladolid

Rueda de Prensa en la Seminci de Valladolid con Elvira Mínguez y Juan Carlos Falcón

En estos tiempos en los que se han puesto tristemente de moda las ruedas de prensa sin preguntas, conviene recordar cuál es el sentido de esta herramienta de comunicación y qué pasos hay que dar para que el resultado final sea el que deseamos: que nuestra organización, marca, producto o evento tenga un amplio reflejo en los medios de comunicación y con un tratamiento favorable. No hay mejor aliado para nuestra causa que un periodista que vuelve contento de una rueda de prensa en la que se lo han puesto todo muy fácil.

1. La noticia

Parece una obviedad, pero la rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy potente que debe usarse cuando realmente haya importante que anunciar o mostrar y que justifique la presencia de cámaras, fotógrafos y redactores. Los periodistas son profesionales cuyo tiempo es muy valioso. Si les convocamos para contar algo que podríamos haber resuelto mediante el envío de una nota de prensa, es probable que no acudan la próxima vez que les llamemos, como el cuento de Pedro y el Lobo.

Nos reuniremos con los interlocutores para preparar la rueda de prensa y evitaremos las intervenciones de “figurantes” huecas y vacías de contenido de interés. Además comunicaremos hechos noticiables; en ningún caso llamaremos a la prensa para lanzar mensajes puramente publicitarios. El portavoz principal debe tener muy claro lo que va a decir y cómo lo va a decir para que el mensaje se refleje fielmente en los medios. También conviene anticiparse a las posibles preguntas de los periodistas y llevar pensadas las respuestas.

Periodistas cubriendo una rueda de prensa

Periodistas cubriendo una rueda de prensa

2. La convocatoria

Antes de fijar el día, comprobaremos que no se celebre otro evento importante que eclipse nuestra convocatoria, y fijaremos la hora a media mañana, para que dé tiempo a los redactores a incorporar la noticia en los informativos de mediodía. El día anterior por la mañana se enviará la convocatoria por correo electrónico a los periodistas encargados de las secciones que cubren habitualmente la información que vayamos a ofrecer: no convocaremos a los redactores de economía a la presentación de la novela ganadora de un premio literario.

3. El lugar

Debe quedar muy claro en la convocatoria el lugar y la hora. No es mala idea adjuntar un plano de ubicación. En cuanto a la organización de la sala, deberemos tener en cuenta las necesidades de cada medio, de tal forma que habilitaremos espacios cámaras de televisión, fotógrafos, radios y redactores para que puedan hacer su trabajo con comodidad sin interferirse unos con otros. También decoraremos la sala con materiales que puedan aparecer de fondo en las imágenes y colocaremos carteles en la mesa con los nombres de las personas que van a intervenir.

Rajoy, a través de una televisión de plasma

Rajoy se dirige a la prensa en una televisión de plasma

4. El desarrollo

La norma es otorgar 5 minutos de cortesía sobre la hora fijada antes de comenzar el acto. Daremos primero la oportunidad a los fotógrafos y cámaras puedan tomar imágenes de los invitados en otros lugares de la sala y ofrecer así más variedad que unos bustos parlantes sentados ante una mesa. A continuación, el portavoz principal anunciará el motivo de la rueda de prensa, presentará a las personas sentadas a la mesa y lanzará su mensaje. Al finalizar, invitará a los periodistas a preguntar todo lo que deseen, porque en una rueda de prensa, en contra de la moda actual, tiene que haber preguntas, y se responderán todas con educación, aunque sean cuestiones incómodas.

5. El material

Se repartirá a los periodistas un dossier de prensa con la nota, fotografías, vídeos, tanto en soporte físico como digital, y aprovecharemos para preguntar cordialmente su nombre y el medio de comunicación para el que trabajan. Es preferible hacerlo en cuanto lleguen, para que puedan revisarlo y preparar sus preguntas. Las fotos y la nota de prensa deben ser impecables para que los redactores no tengan más que cortar y pegar en sus respectivos medios. Una vez finalizada la rueda de prensa, se enviará el dossier por correo electrónico a todos los medios para hacer llegar la información a los que no hayan acudido.

6. El resultado

Por último, deberemos estar pendientes de hacer un seguimiento de todo lo que se publica o emite para elaborar un dossier y valorar el impacto en los medios de comunicación. Sólo pediremos al periodista en casos extremos y como excepción que nos envíe una copia de lo publicado. Es una costumbre bastante molesta de las agencias de prensa. Su trabajo es publicarlo, el nuestro recogerlo. No conviene estropear justo al final la buena impresión que hemos causado.

En Happynet Comunicación, como periodistas que somos, hemos acudido a cientos de ruedas de prensa; por eso, ahora que las organizamos, tenemos muy claro cómo hacerlo para que todo salga bien.

Comentarios ( 0 )

    Deja tu comentario

    Tu email no será publicado. Los campos requeridos están marcados *